REGULAMENTO OUVIDORIA

A Faculdade Dynamus de Campinas instituiu a Ouvidoria por considerar um canal de comunicação necessário entre a comunidade acadêmica, comunidade externa, docentes e as instâncias administrativas, visando desburocratizar a administração e aperfeiçoar a democracia, com o fim de contribuir para a gestão institucional. Seu funcionamento se dará no site e por e-mail e, para os discentes o serviço também estará disponível na área administrativa da Faculdade. As solicitações serão encaminhadas aos departamentos competentes e as soluções oriundas de tais processos serão enviadas aos coordenadores, CPA e direção para adoção das medidas necessárias. Além do atendimento por meio da ouvidoria, os coordenadores contribuirão pessoalmente com essa ação por meio do monitoramento dos alunos. Os casos de maior complexidade serão aconselhados a promoverem o registro na secretaria. A coordenação da CPA ficará responsável por coordenar o trabalho da Ouvidoria através de um dos seus membros.

OUVIDORIA E SUAS FINALIDADES

Art. 1º. A Ouvidoria da Faculdade Dynamus de Campinas (FADYC) é órgão interno vinculado a CPA e Diretoria da Faculdade, sendo o canal direto com as instâncias administrativas da Faculdade para interação da comunidade acadêmica, professores, alunos, egressos, funcionários e membros da sociedade civil organizada, com a finalidade de contribuir para o aperfeiçoamento da gestão institucional.

Art. 2º. A Ouvidoria da FADYC tem por finalidade:

1. oferecer à comunidade externa e interna um canal de comunicação com a administração da FADYC para o encaminhamento de suas demandas;
2. proporcionar oportunidades de intervenção crítica da gestão da instituição, visando o exame das reivindicações formuladas, a melhoria das atividades desenvolvidas e dos serviços prestados pela FADYC;

• assegurar aos usuários dos serviços prestados pela FADYC, o direito à informação, orientando-o a respeito dos meios disponíveis para obtê-la.

1. motivar o exercício da cidadania através das manifestações via o(s) canal(ais) da ouvidoria.

CAPÍTULO I

OUVIDORIA E SUAS ATRIBUIÇÕES

Art. 3º A FADYC terá um ouvidor nomeado pela coordenação da CPA que será o responsável pelo recebimento inicial das demandas da ouvidoria.

Art. 4º. O(A) Ouvidor(a) da FADYC exercerá a função por um prazo máximo de 2 (dois) anos, podendo ser reconduzido.

Art. 5º O(A) Ouvidor(a) de cada FADYC deve agir em consonância com o presente regulamento e pautado pelas seguintes diretrizes:

1. facilitar e simplificar o acesso dos usuários aos serviços de Ouvidoria;
2. organizar e encaminhar as demandas para a administração superior da Faculdade ou para os órgãos por ela indicado;

• praticar a cortesia, orientação, respeito e acolhimento nos atendimentos, sem pré-julgamento, juízo de valor ou discriminação e buscar solucionar rapidamente as demandas ou dar o devido encaminhamento.

1. agir com integridade, transparência e imparcialidade;
2. resguardar o sigilo das informações do solicitante, quando for o caso, e garantir o direito à resposta, acompanhando cada caso até a sua finalização; e
3. divulgar os canais de comunicação da Ouvidoria amplamente e aos vários segmentos da comunidade que podem utilizar seu trabalho.

Art. 6º. São atribuições do(a) Ouvidor(a):

1. receber demandas – reclamações, sugestões, solicitações ou elogios – provenientes da comunidade interna e externa da FADYC;
2. encaminhar as demandas aos setores envolvidos, sempre com cópia para a administração superior, com os casos recebidos para que possam:
3. a) no caso de reclamações, encaminhá-las aos setores competentes para que as verifiquem, a fim de justificá-las e/ou corrigi-las;
4. b) no caso de sugestões, examiná-las, adotá-las, ou justificar a impossibilidade de sua adoção;
5. c) no caso de solicitações, responder às questões dos solicitantes, orientando-os de acordo com as normas institucionais; e
6. d) no caso de elogios, conhecer os aspectos positivos e socializá-los enviando-os aos setores interessados;
7. e) sugerir melhorias no caso de funcionamento ineficaz de setores internos ou conduta ilegal de qualquer membro da instituição, bem como propor à Direção a abertura de sindicância ou inquérito disciplinar, para que sejam apuradas informações de conhecidas irregularidades.
8. f) informar aos solicitantes da Ouvidoria, isoladamente ou em conjunto com os setores envolvidos, as orientações recebidas, no prazo máximo de 10 (dez dias) úteis.
9. g) informar aos responsáveis pelos diferentes setores, quando estes não apresentarem no prazo estabelecido as informações e/ou solução para a demanda apresentada.
10. h) registrar todas as demandas encaminhadas à Ouvidoria e as respostas/soluções oferecidas aos usuários.
11. i) divulgar, semestralmente, em local acessível à toda a comunidade acadêmica relatório estatístico dos atendimentos realizados pela Ouvidoria, devendo manter permanentemente atualizadas as informações e estatísticas referentes às suas atividades.
12. j) encaminhar a CPA as estatísticas semestrais dos atendimentos para que constem dos relatórios da comissão.

CAPÍTULO III

OUVIDORIA E DOS REQUISITOS PARA A FUNÇÃO DE OUVIDOR(A)

Art. 7º. Para o exercício da função de Ouvidor(a) da FADYC são exigidos os seguintes requisitos:

1. ter curso superior completo ou em andamento;
2. fazer parte do corpo técnico-administrativo ou corpo docente;

• demonstrar competências para assumir as funções previstas com responsabilidade, discrição e organização; e

1. demonstrar sensibilidade no trato dos problemas dos solicitantes e, ao mesmo tempo, reconhecer os limites impostos pelas normas institucionais.

CAPÍTULO IV

OUVIDORIA E DO ATENDIMENTO

Art. 8º. Na Ouvidoria da FADYC os usuários são atendidos preferencialmente por e-mail. O atendimento pessoal pode ocorrer, mas o solicitante será orientado a materializar as suas observações através do e-mail da Ouvidoria.

Art. 9º. São considerados pertinentes à Ouvidoria da FADYC as demandas, elogios ou reclamações que se referem:

1. às instalações físicas, tais como: salas de aula, estacionamento, portarias/catracas, banheiros, laboratórios, pátio, entre outros;
2. aos setores e seus serviços, tais como: atendimento ao aluno, biblioteca, telefonia, vigilância, departamento de pessoal, setor de informática e laboratórios, entre outros;

• aos serviços prestados pelas empresas que atuam nas dependências dos campi, tais como: cantinas, serviços de reprografia, livrarias, entre outros;

1. aos funcionários técnico-administrativos e aos docentes da FADYC, quando a demanda for direcionada a eles;
2. aos cursos e departamentos, quando a demanda for dirigida a eles; e
3. à direção e suas assessorias, quando a demanda for dirigida a eles.

CAPÍTULO V

USUÁRIOS

Art. 10. A Ouvidoria é utilizada por toda a comunidade acadêmica da FADYC, assegurando aos usuários a investigação dos fatos contidos nas demandas e o direito à resposta de forma objetiva e imparcial.

Art. 11. Os usuários deverão informar corretamente os dados da demanda para que a Ouvidoria da FADYC possa averiguá-la, mantendo o respeito e a ética para com as pessoas e os setores envolvidos, dentro dos padrões de moral e dos bons costumes.

Parágrafo Único. A Ouvidoria da FADYC não atende casos anônimos, garantindo, no entanto, o sigilo sobre o nome e os dados pessoais dos usuários, quando for o caso.

CAPÍTULO VI

OUVIDORIA E SUAS INSTÂNCIAS

Art. 12. Para oferecer respostas aos usuários, a Ouvidoria da FADYC encaminha as solicitações recebidas às seguintes instâncias:

1. no caso de demandas relacionadas às instalações físicas, ao Diretor Executivo, e na falta dele a Secretaria da Diretoria Executiva;
2. no caso de demandas relacionadas aos setores/departamentos e aos seus serviços, ao Diretor Executivo ou a Direção Acadêmica;

• no caso de demandas relacionadas às empresas que atuam nas dependências da FADYC e aos seus serviços, ao proprietário do estabelecimento, expondo, depois, a solicitação e a resposta ao Diretor Executivo;

1. no caso de demandas relacionadas especificamente a um funcionário técnico-administrativo, ao chefe do setor e/ou do departamento;
2. no caso de demandas relacionadas especificamente a um docente, a Coordenação de Curso expondo, depois, a solicitação e a resposta ao Diretor Acadêmico;
3. no caso de demandas relacionadas a um curso, ao Coordenador de Curso expondo, depois, a solicitação e a resposta ao Diretor Acadêmico;

• no caso de demandas relacionas aos departamentos em geral, em assuntos relacionados ao ensino de graduação a Coordenação de Curso expondo, depois, a solicitação e a resposta ao Diretor Acadêmico.
• no caso de demandas relacionadas aos departamentos em geral, em assuntos relacionados ao ensino e às atividades de pós-graduação, pesquisa e extensão, a Coordenação de Pós-graduação expondo, depois, a solicitação e a resposta ao Diretor Acadêmico.

Parágrafo único. O(A) Ouvidor(a) da FADYC, no exercício de suas atribuições, poderá solicitar aos setores competentes informações, cópias de documentos, consultar documentos, bem como solicitar colaboração de outros setores, funcionários do corpo técnico-administrativo e docentes para solução de casos específicos encaminhados à Ouvidoria.

CAPÍTULO VII

OUVIDORIA E REGISTRO DAS SOLICITAÇÕES

Art. 13. Todas as solicitações enviadas à Ouvidoria da FADYC devem ser documentadas em ordem cronológica, em cujos registros devem constar:

1. data do recebimento da solicitação;
2. data da resposta;

• nome do solicitante;

1. endereço, telefone e e-mail do usuário;
2. forma de contato mantido (pessoal, por telefone, via eletrônica, fax);
3. proveniência da demanda (discente, funcionário técnico-administrativo, docente, egresso ou sociedade civil);

• categoria da demanda (reclamação, sugestão, solicitação ou elogio);
• breve descritivo da demanda; e

1. resposta dada pela Ouvidoria.

Parágrafo único – O registro das solicitações devem resguardar a identidade dos solicitantes.

Art. 14. O registro dos casos recebidos pode ser acessado durante um ano, por qualquer pessoa, exceto no que diz respeito aos incisos III e IV do artigo anterior, ou seja, o nome e o endereço do usuário.

Art. 15. A Ouvidoria da FADYC contribui com a Avaliação Institucional Interna, à Coordenação da CPA o registro dos casos encaminhados à Ouvidoria. A Coordenação da CPA deve sistematizar as demandas recebidas pela Ouvidoria e registrá-las no seu relatório semestral.

CAPÍTULO VIII

DA OUVIDORIA E DA DIVULGAÇÃO

Art. 16. A Ouvidoria da FADYC divulgará, semestralmente, os dados gerais dos casos recebidos nos meses antecedentes, preservando o sigilo das informações que demandarem esse tratamento.

Art. 17. A divulgação abrange os seguintes dados gerais:

1. número total de casos recebidos em cada mês e o total dos dois meses;
2. quantidade por categoria dos casos recebidos por mês e o total de casos registrados de acordo com o tipo de usuário, conforme Art. 12.

CAPÍTULO IX

DISPOSIÇÕES GERAIS

Art. 18. Sempre que necessário esse Regulamento será alterado e encaminhado à aprovação da Diretoria Executiva.

Art. 19. O presente Regulamento entra em vigor na data de sua aprovação.

Contato: ouvidoria@fadyc.com.br